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忘年会の案内メール。簡単に使える社内用、社外用の例文はココ。

カレンダーが薄くなり、一年が残り少なくなってくると、忘年会のことが気なりはじめます。とくに幹事さんは大変ですね。参加者を募ったりお店を予約したり余興を考えたりと、やることがいっぱいです。私もやったことがあるのですが本当にしんどかったです…。

中でも面倒くさくて(それに忘れがち!)なのが招待状でしょう。きちんと日時や場所が伝わっていなければ、誰も集まってくれません。メールで案内を送って詳細を報せましょう。

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~社内用の例文~

まず大事なのは「件名」に用件を的確に書いておくことです。「お疲れ様です」だけでは何のメールか分からずに埋もれてしまう可能性もありますから、「忘年会のご案内」というように一目でわかるように明示しておきましょう。

件名:総務部忘年会のご案内

本文:
毎日の仕事、お疲れ様です。
今年も残りあと僅かとなりました。

早速ですが、来る○月○日に恒例の忘年会を計画しております。
幹事は私総務課の佐藤が行いますので宜しくお願いします。

日時:○月○日(○)19:00~
場所:○○亭 □□店
住所:東京都・・・・
アクセス:○○線「□□駅」下車徒歩○分
会費:○○○円(当日徴収します)

出欠のお返事は○月○日までにこのメールにご返信いただくか、総務課佐藤まで直接お返事ください。

総務課山本 内線(○○番)

忘年会案内2

~社外用の例文~

取引先などを招待する場合は、ちょっと堅苦しいですがビジネスメールの体裁をとったほうが無難です。

件名:弊社忘年会のご案内

本文:
関係者各位(○○株式会社御中など)

平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
○○株式会社○○部の山本です。

今年も残すところあと僅かとなりました。
つきましては日ごろお世話になった感謝を込めまして、忘年会を下記の要領で開催いたします。

日時:○月○日(○)19:00~
場所:○○亭 □□店
住所:東京都・・・・
アクセス:○○線「□□駅」下車徒歩○分
会費:○○○円

====================================
(署名)

忘年会案内

おもしろ例文

普通の案内文だけじゃつまらない、思わずクスッと笑っちゃうような案内状や、ちょっとだけ凝ったメールを書きたい! というのも、親しい仲間内にならアリかもしれません。

映画でも予告編がおもしろければお客さんがたくさん来てくれるものですから。

たとえば、カラオケ大好きな課長の許可を得てこんな案内メールは如何でしょうか。

件名:○○課長スペシャルライブのご案内

本文:
△△課の皆さま
お仕事お疲れ様です。

年の瀬も押し迫ってまいりました。
来る○月○日に、我らが課長○○さんと△△課の愉快な仲間たちのスペシャルライブを開催予定です。

前座としては期待の新人・××君も登場予定。ただいま猛特訓中です!
皆様お誘いあわせの上、ぜひともご参加くださいますようお願い申し上げます。

日時:○月○日(○)19:00~
場所:○○亭 □□店
住所:東京都・・・・
アクセス:○○線「□□駅」下車徒歩○分
会費:○○○円

他にも

  • 去年の写真を添える
  • クイズ形式にする

などが考えられます。

ただし、肝心の日時や場所がきちんと伝わらなければ案内状の意味がありません。クイズ形式などにした場合は、後日あらためて必要事項を明記したメールを送ったほうが良いでしょう。

仲間内の忘年会なら、日程調整にLINEを使うのも1つの方法ですね。

LINEスケジュールの使い方動画

案内メールの注意点

早くメールを送らなくちゃなー、でも面倒だなー、なんて思っているうちに他にもどんどん忘年会の予定が入ってしまいます。ギリギリになると出席できない人が増えるだけでなく、迷惑にもなります。遅くとも2週間前までには連絡をすませておきましょう。

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がんばれ幹事さん!

幹事さんって大変ですね。案内メールだけでなく、当日もいろいろと気を遣います。でも、うまく盛り上がってみんなが楽しんでくれるととても嬉しいものですし、感謝されて株も上がること間違いなしですよ。頑張ってくださいね。

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