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内定式のメール返信。書き方は?件名は?超わかりやすく解説!

内定が決まった方、おめでとうございます!
社会人1年生になる方も、念願の転職に成功した方も、
未来へのチャレンジに胸膨らませるのが内定式だったりしますよね。

どんな同僚や先輩がいるのかな~、
気の合う友人は出来るかな~、
期待とドキドキでいっぱいだと思います。

この第一歩を成功させるには、
内定式へのメール返信重要なポイント!
ココでしっかりチェックして、好印象でスタートさせましょう!

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返信で気を付けること

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大きなポイントは3つあります。

  1. まずは媒体を合わせることが大切です。
    メールで着たならメール、手紙で着たなら手紙で返します。
    最近はメールでやりとりする企業のほうが多いかもしれませんね。
  2. 次に迅速に対応することが重要です。
    先方の担当者はたくさんの人事関連業務を並行して
    行っていることでしょう。
    何事もギリギリにならないよう、余裕を持って返事を出しましょう。
  3. 最後に出欠を明確にすることです。
    例え辞退であっても、しっかりと欠席の旨を明記しましょう。
    当日の準備物や交通費に関する案内があれば、
    あわせて確認済の連絡をして、
    最後にお礼の言葉を入れるのも礼儀ですね。

 

内定式の件名例

友達とのメールに件名を入れる習慣がない方でも、
ビジネスメールでの件名は必須です。
担当者は毎日たくさんのメールをやりとりしますので、
わかりやすい件名で送るようにしましょう。

「内定式出席について」、「内定辞退のご連絡」など、
一目見てすぐにわかるものが望ましいですね。

また、一般的には件名に内定者の名前を書く必要はありませんが、
先方からの指示があった場合はそれに従いましょう。

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お礼の返信例

例文はこちらの通り。これをフォーマットとし、
必要があれば変更していくのをオススメします。

○○株式会社
総務部人事課 ○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○と申します。

この度は、内定式の御案内ありがとうございました。
是非とも出席させて頂きたいと思いますので、
よろしくお願い致します。

また、交通費の件につきましても承知致しました。
資料を記入の上、印鑑とともに当日お持ち致します。

当日お会いできることを楽しみにしております。
以上、よろしくお願い申し上げます。

————————————————————
○○大学○○学部○○学科
○○ ○○ (ミョウジ ナマエ)
住所:
電話番号:
メール:
————————————————————

 

辞退の返信例

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また、中には辞退というケースもあるでしょう。
辞退の場合は以下の通りです。

ポイントは

  1. 「簡潔に」
  2. 「結論から述べる」
  3. 「お詫びとお礼」

の3つです。

○○株式会社
総務部人事課 ○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○と申します。

この度は、内定式の御案内ありがとうございました。
このような光栄を頂きながら誠に恐縮なのですが、
貴社の内定を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

就職活動に際し、自身の適正を改めて鑑みた結果、
別の会社との御縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、
貴社の内定を辞退させて頂きたく存じあげます。

貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、このようなお返事となり、
誠に申し訳なく心よりお詫び申し上げる次第です。
本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、
メールでの御連絡となりますことを、何卒ご了承頂きたく
お願い申し上げます。

就職活動を通じて、○○様、また貴社の採用ご担当者の方々に
大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

————————————————————
○○大学○○学部○○学科
○○ ○○ (ミョウジ ナマエ)
住所:
電話番号:
メール:
————————————————————

さて、いかがでしたでしょうか。
担当者とのメールのやりとりはその会社に入社してからも
そのまま使えるスキルになってきます。

【関連記事】こちらも合わせてご覧ください!
内定式の内容は何?用意するものは?服装は?調べてみました。
内定式の時期はいつ?公務員と一般企業の違いは?
内定式の挨拶はこれでOK!例文あり。わかりやすく解説。

会社ごとの個性や風習もそれぞれですので、
どんなメールを送るタイプの担当者なのかも確認しながら、
入社後の自分の働き方を想像してみるのも良いかもしれませんね。

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